Notuleren? Agenda beheren? De competenties van een klassieke secretaresse zijn bij de meeste werkgevers allang geen harde eisen meer. Vaardigheden die je vandaag leert, zijn binnen een paar jaar achterhaald. Hoe zorg je ervoor dat je duurzaam inzetbaar blijft? Management Support vraagt branchemanager secretarieel Johanneke Vreeswijk (Randstad) en bemiddelaar Fons Scheltema (Assistant2) naar de competenties die nu én in de toekomst onmisbaar zijn.
Nog altijd zijn er veel bedrijven waar het klassieke beeld van de secretaresse bestaat, meent Fons Scheltema, eigenaar van Assistant2. “Iemand die koffie haalt en notulen maakt, ofwel een onderdanig en reactief persoon”, zegt hij. “In de huidige, overspannen arbeidsmarkt is er nog veel vraag naar ondersteuners. Het vooruitzicht is echter dat mensen die een ‘klassieke’ secretaressefunctie vervullen, buiten de boot vallen als de arbeidsmarkt omslaat.”
Al jaren waarschuwt Fons voor de teruglopende vraag naar traditionele managementassistenten. In 2016 werd zijn vermoeden bevestigd door onderzoek van het UWV, dat becijferd heeft dat het aantal banen in deze branche tussen 2015 en 2020 met 14 procent afneemt. “Het gevaar schuilt erin dat managementassistenten door de krappe arbeidsmarkt denken dat ze wel goed zitten; ze hebben immers een baan. Toch is stilstaan geen optie.”
Fancy functienamen
De veranderende eisen blijken niet alleen uit vacatures, maar vooral uit de titels die functies meekrijgen. “De veranderingen zijn zo groot, dat de functietitel ‘secretaresse’ afbreuk doet aan wat deze ondersteuners van nu allemaal doen”, zegt Fons. Johanneke Vreeswijk, branchemanager secretarieel bij Randstad, herkent dat. “Als je op vacaturesites zoekt op secretaresse, dan is het aantal functies afgenomen”, zegt ze. “Maar dat wil niet zeggen dat jouw competenties per definitie niet aansluiten bij een functie met een nieuwe titel. Zorg daarom dat je altijd ook op andere termen zoekt, wanneer je je oriënteert op een nieuwe baan.”
Beiden wijzen erop dat fancy functietitels problematisch kunnen zijn. “Taal verandert, maar als werkzoekenden niet bij jouw vacature uitkomen omdat je functietitel ongrijpbaar is, dan sla je de plank mis”, zegt Johanneke. Fons, daarentegen, waarschuwt voor ‘inflatie’ van het vak. “In Amsterdam zie je bijvoorbeeld veel start-ups die ‘officemanager’ boven hun vacature zetten, terwijl ze eigenlijk een goedkopere versie van een traditionele secretaresse zoeken. Een echte officemanager is immers iemand van een heel ander kaliber. Daar komen mensen met universitair niveau op af, die dit als een mooie start van hun carrière zien. Ik geloof echter niet dat dit werkt.”
Hoger opgeleid en projectmatig werken
Toch zien de bemiddelaars de afgelopen jaren steeds vaker dat wo- of hbo-niveau gevraagd wordt in vacatures voor managementassistenten. “Bedrijven zijn steeds meer op zoek naar een ondersteuner die tegelijkertijd een sparringpartner is voor een leidinggevende”, legt Johanneke uit. “Diegene moet kunnen meedenken over de strategie of het beleid van het bedrijf. Dat vraagt om een heel andere houding van een assistent.”
Fons beaamt dat de moderne assistent het in de toekomst niet meer redt met mbo-niveau. “Je dient te beschikken over analytisch denkvermogen, je moet verbanden kunnen zien en cijfermatig inzicht hebben. Vaak wordt van je verwacht dat je ook inhoudelijk kan ondersteunen. Als ik bijvoorbeeld op pad ben, dan draait mijn assistant het bedrijf.” Bovendien wordt steeds vaker op projectbasis gewerkt, waardoor je flexibel moet zijn en snel moet kunnen schakelen. Fons: “Vroeger hadden bedrijven een businessplan voor vijf jaar, waar ze amper van afweken. Nu werken veel organisaties projectmatig. Voor de ondersteuner liggen daar kansen: als projectondersteuner word je voor een korte periode ingezet. Als je snel kan meeveranderen, ben je spin in het web van zo’n project. Je bewaakt de planning, volgt zaken op, functioneert als gastvrouw en bemiddelaar.”
Lees het hele artikel in Management Support, nummer 5, juni 2019 of op www.managementsupport.nl