Geruchten gonzen door de wandelgangen, je voelt het al onweren in je onderbuik en je manager plant amper afspraken op lange termijn: een reorganisatie bij het bedrijf waar je al jaren werkt is onvermijdelijk. Wat kun je als managementassistent doen om zo goed mogelijk met de veranderingen om te gaan? En – belangrijker nog – hoe vergroot je de kans dat je je baan houdt? Trainer Marianne Smits legt uit hoe het secretariaat als geheel zich hier beste doorheen kan slaan. “Onthoud: elke verandering biedt kansen.”
Een proactieve houding, daar draait het om wanneer een reorganisatie wordt aangekondigd. “Maar ook als je zelf vindt dat het secretariaat een stuk professioneler kan, kun je je als managementassistent proactief opstellen”, geeft Marianne direct als tip. “Zeg bijvoorbeeld tegen je collega’s: ‘In deze turbulente tijden is het goed om na te denken over de toegevoegde waarde van het secretariaat.’”
Natuurlijk, dat is gemakkelijker gezegd dan gedaan. Als iedereen lekker in haar werkflow zit, is er geen dringende reden om de boel op te schudden. Verstandig is het wel, waarschuwt Marianne, zodat je reorganisaties of andere grote structurele veranderingen bij voorbaat de baas bent. Wacht je tot de aankondiging? Dan moet je wel. “Ook dat is moeilijk”, erkent Marianne. “De natuurlijke reactie van de meeste mensen is om je overrompeld te voelen. Op zo’n moment ben je kwetsbaar en boos, waardoor je gemakkelijk in verweer gaat. Dat laatste heeft eerlijk gezegd niet zoveel nut, zeker niet vanuit het secretariaat.
Speel jezelf in de kijker
Wat volgens Marianne wél nut heeft, is jezelf als sparringpartner opstellen. “Vraag jezelf af op welke manier het secretariaat waarde toevoegt aan de organisatie. Wordt de reorganisatie ingegeven door financiële motieven? Onderzoek dan welke processen op het secretariaat efficiënter ingericht kunnen worden, zodat verspilling wordt voorkomen. Laat zien dat je meedenkt op het niveau van de organisatie, zo maak je jezelf extra goed zichtbaar voor je leidinggevende.”
Het hele artikel is verschenen in Management Support, september 2019.